零秒工作才能享受慢生活

发布者:学工办发布时间:2017-03-30浏览次数:26作者:

文丨任丽  壹心理专栏作者

我们的生活似乎越来越多地被工作所挤占,越忙碌越焦虑,越焦虑越迷茫,越迷茫越找不到活着的意义。

人始终不是机器,无法像一个陀螺一样一直在转啊转啊,永不停歇。人毕竞是有情感的动物,没有了温度,也就没有了生机。

假如我有一个任意门,我想在被各种工作任务缠绕时,在面对很多难以解决的问题时,有一只手可以快速帮我出色地完成所有的工作,而这只手或许就是零秒工作的方法。

首先提出零秒工作方法的是曾在麦肯锡工作14年的赤羽雄二,他在《零秒工作——速度解决一切的麦肯锡工作术》一书中总结了自己过去高效工作的经验,给了我很多的启发。

速度意味着准确

接收工作任务时,如果一开始的理解就有偏差,那么就可能走在了错误的道路上,返工耗时也就成为了必然。

有时领导在下达任务时自己并没有想清楚,或者领导潜意识里不想承担责任,会给一个含糊的目标,让你去猜,如果对了说明你领会了领导意图,如果错了,责任在你。

面对这样的情况,重要的就是澄清、澄清再澄清。最好是书面的语言,在不断与领导确认的过程中,也是整理双方思路的过程,并最终获得准确的信息。

速度意味着马上开始

工作目标确认后,你需要马上开始。当你还没有思路时,或者思绪万千理不出头绪时,赤羽雄二总结了一个“A4笔记法”:将A4纸横着摆放,在左上方写上标题,右上方写上日期,正文写4~6行,每行20~30字,花1分钟写完。

我延伸了他的这个方法,如果用思维导图的模式更加形像,更加清晰。比如在准备一个课程时,先确定一个主题,然后发散性地了解听众想要了解什么,需要解决什么样的困惑,有什么理论支持,这些理论从哪些渠道获得,有什么案例支持,具体解决的办法有哪些。

有了这样的思路,我开始去收集各种资料,开始搭建我的PPT框架。首先是背景介绍,提出问题。然后是理论基础上提出为什么,然后是怎么办。架子搭起来,后面就开始填内容。这样一个课件就基本上在很短时间内准备好了。

如果面对一个困难的工作,总是担心做不了,做不好,思前想后,总是开始不了,那么这个工作就会拖延下来。我的习惯是将最难做的事情摆在最先完成,那么余下的工作就变成了一种享受,轻松而愉快了。

面对拖延就是先拿出一张A4纸,拿起笔,先写下来。就如写作一样,先写了再说,不做任何的评判。

面对烦闷的情绪就是先拿出一张A4纸,写下来你的思路,问题呈现出来,你也就会将注意力集中在问题本身,而不是烦恼本身。

速度意味着进入良性循环

我们不可能永远做正确的事,赤羽雄二在零秒工作中提出了一个PDCA循环,不断地实施与纠错,让工作进度呈螺旋式上升与推进趋势。

PDCA是管理学上经常运用的一个模型,P代表的是计划,D代表的是执行,C代表的是检查,A代表的是改进。一个循环下来发现问题再次形成改进计划,一次偱环比一次快,最终达到目标。这就是一个良性的循环。

如果一开始目标不明确,计划无法落实,执行力不够以致工作迟迟无法开始,必然导致工作中的错误与偏差。如果进入良性循环,我们会发现工作速度至少会提升50%以上。

良性循环会给参与者带来极大的工作动力与热情,也会有着更多的主动性,自我认同与自我价值感也会极大的提升。这也为工作提供了持续的能量而不至于被工作所消耗。

速度意味着具备提高工作速度和效率的技巧

试试下面的技巧,或许你还有更多的小窍门:

1)每天比别人早起30分钟。你已经比别人多拥有了30分钟的资源用于读书、学习、收集信息。一年你就比别人多了180小时,用这180小时,你可以看多少页书,背多少单词,做多少笔记?

2)提高你的文字输出速度。现在新技术的出现,我们有了很多便捷的文字处理软件,比如讯飞语言,可以将想法、书面材料口述转成文字,语言识别很高,只需要稍加修改就形成文稿。

3)常用文档的归集。建立自己的模板,比如讲沟通课,有一个总体的框架,在这个模板上,针对职场,针对家庭中的亲密伴侣,针对孩子都可以在这个模板上扩展,填充不同的案例。每次讲课前重新更新是必要的,补充最近发生的热点或者补充有针对性的案例。

4)文档的管理。我觉得赤羽雄二在《零秒工作》中提到的用时间为序编写文件名特别易于查找。看完书,我就将文件重新按照这个方法进行了编排,立即整齐、易于查找,也满足了我“强迫症”的需要。这个方法就是在文件前添加上文件产生的日期,并用“YY-MM-DD”这样的格式,的确方便不少。不信你也试试。

这些小技巧需要自己多总结,俗话说熟能生巧,当我们想要提高速度时,一定能不断优化自己的工作方法。

速度意味着良好的沟通

速度怎么会和沟通搭上边呢?你如果有一个特别难沟通的领导,你是否会感到力不从心,工作每每被绊住,费力不讨好。有了消极情绪,对待工作自然就会懈怠下来,工作速度就会受到影响。

倾听、尊重、理解是沟通的基石。人际关系顺了,相当于沟通成功了一大半。我们经常会发现,人对了,说啥都可以;人不对,说啥也没用。所以建立融洽的关系,的确是解决工作速度的诀窍。

工作不可能一个人完成,从接受任务到协调各个方面人员,都需要进行各种沟通,为了完成你这个项目,别人可能需要配合加班,或者需要先把手头的工作放下优先处理你的问题,而良好的沟通,就会为你一路开绿灯。

其实我总觉得我们的时代变化太快了,工作节奏太快了,为了适应这种快节奏,我们必须要提高工作速度,从思考到规划到执行,都需要快!但快的目的是为了慢下来,有更多的时间享受更美好的生活,这是我们快的理由,快的目标。为了创造美好的生活,我们也才有动力干活更快。所以快是过程,不是目的。


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